En amplios sectores del ámbito empresarial e institucional se observa un interés creciente por agregar valor a la forma de relacionamiento y por mejorar la calidad de las transacciones comunicacionales. El correcto comportamiento protocolar de las personas que se desempeñan en una organización no sólo facilita la comunicación entre las partes sino que además, la hace más profesional y eficiente.
El Ceremonial, estratégicamente considerado, coadyuva a la consecución de la misión de una organización, perfecciona su visión y promueve los principios y valores que dan fundamento al ser y al hacer.
Valoración del ceremonial
El ceremonial nunca ha perdido su valor. Es un ordenador de la vida en comunidad. La teoría del ceremonial se prolonga a la vida moderna como parte valiosa de las Relaciones Públicas.
El Ceremonial promueve un mayor y más respetuoso relacionamiento entre los diferentes públicos que componen una empresa.
La vida de relaciones en la comunidad empresarial y las cada vez más influyentes asociaciones y organizaciones profesionales y técnicas de la que los empresarios participan hacen necesario el uso práctico de las normas del Ceremonial.
Actualmente se exige un ceremonial dinámico que esté a tono a las exigencias de este tiempo.
El Ceremonial de Relaciones Públicas es un tipo particular de Ceremonial, concebido como un sistema de pensamiento y de acción estratégico que permite interactuar, con ventaja, sobre el conflicto: en este caso, la dicotomía que se observa entre el contenido y el tratamiento de los mensajes corporativos. Esta estrategia es la mejor forma conocida de enfrentar la naturaleza y los efectos del conflicto.
Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores deben tender hacia la excelencia y la plena realización y convivencia armoniosa. La capacidad de adaptarnos al entorno, de trabajar en equipo, de apegarnos a las consignas, de relacionarnos asertiva y empáticamente con los demás, de dar cuenta de nuestros actos y ser solidarios con quienes más nos necesitan son algunas de las claves operantes en el Ceremonial de Relaciones Públicas.
Principales funciones integradas de Ceremonial y Relaciones Públicas.
Las acciones especializadas del área de Ceremonial de Relaciones Públicas en empresas e instituciones públicas y privadas están vinculadas con la realización de una serie de actividades, entre las cuales cabe destacar:
• Misión, Visión y Valores sobre los que se sostiene el accionar de la organización.
• Principios éticos que rigen la organización. Conductas exigibles y preferentes.
• Clasificación y política de relacionamiento con grupos de interés internos y externos.
• Relación con públicos especiales: accionistas, medios, gobierno, ONG’s, comunidad, etc.
• Adecuación de procedimientos de acuerdo a Pactos a los que se adhiere, por ejemplo el Pacto Global de Naciones Unidas.
• Procederes requeridos por normas de calidad certificadas por la organización.
• Manual de estilo y modelos de textos.
• Canales de comunicación y tratamiento de conflictos.
• Clasificación de los actos de la empresa, tanto propios como los organizados por terceros y prescripción de la forma de actuar.
• Nómina de las personas que se desempeñan en la institución y descripción de las tareas que efectúan.
• Descripción gráfica de las funciones que se desarrollan en la empresa a través de un organigrama.
• Definición de las precedencias generales en la empresa o institución.
• Tratamiento de las visitas y autoridades.
• Tratamiento de la Bandera Nacional y los símbolos Patrios y los propios de una empresa o institución.
• Protocolo general y logística para los actos programados.
• Elementos auxiliares necesarios para los diferentes actos y necesidades organizativas.
• Intercambios protocolares y reconocimientos.
• Fechas significativas de la empresa o institución en cuestión.
• Política de presentes y regalos empresariales.
• Formas preferentes de relacionamiento interno y externo.
• Grado de formalidad requerido en cuanto a la vestimenta del personal de la empresa de acuerdo a las funciones que se realizaren.
• Convenciones para público interno: informativas, motivadoras, constituyentes o aprobatorias.
• Listado de proveedores registrados. Modalidad y canales para contactarlos.
• Servicios disponibles para clientes internos y externos.
• Realización de informes de prensa internos orientados a directivos.
• Modalidad de las audiencias.
• Firma de documentos.
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