Los eventos deben concebirse, organizarse y dirigirse como un todo integrado y con una visión holística.
Relación entre la organización de eventos, la comunicación y las relaciones públicas.
Llevo años participando en la organización de diferentes tipos de eventos académicos y todos ellos están relacionados directa o indirectamente con las Relaciones Públicas. Desde el Salón de las Provincias en el Senado de la Nación hasta la Casa Histórica en Tucumán y desde un Hotel 5 Estrellas de Buenos Aires a otro en Santa Fe, hemos pasado por diferentes escenarios y públicos, pero siempre existe un común denominador: el impulso de las Relaciones Públicas y sus valores diferenciadores. Nuestros actos se caracterizan por la calidez en la relación entre todos los actores, tanto antes, como durante y después del momento mágico que supone el encuentro en tiempo real que todo evento presencial presupone; y por la construcción de sentido colectivo y consustanciación mediante la identificación con el otro y las particularidades que nos caracterizan.
A pesar del paso del tiempo, cada vez que participo de la dirección y realización de un evento, nunca dejo de sorprenderme, de enriquecerme, de fortalecer mis convicciones; la sensación melancólica que se produce en la despedida demuestra la intensidad de las experiencias vividas e indica que el haz de luz focalizado de un evento significa que está a punto de seguir su camino y posarse sobre otros escenarios y realidades; hasta que por arte de la organización profesional de eventos, vuelva a la dirección de las Relaciones Públicas y sus incumbencias profesionales.
Los eventos fortalecen una disciplina, la visibilizan, la materializan, la impulsan a la consideración de entidades públicas o privadas y medios de comunicación, que se percatan de sus alcances y beneficios y por ello los apoyan con recursos materiales o simbólicos, como lo son las declaraciones de interés o auspicios institucionales o la difusión periodística misma.
Evolución de la comunicación de los eventos en la última década
No solamente ha evolucionado la comunicación de los eventos sino la importancia que la sociedad, el mundo académico y empresarial le asigna a un evento. En el ámbito empresarial o institucional, un evento o acontecimiento especial ofrece un marco o entorno en el que es posible generar o potenciar vínculos con públicos específicos de interés para la institución o empresa, con lo que se transforma en una poderosa herramienta de relación y comunicación. Un evento es, desde el punto de vista del marketing, es una unidad de negocios o de apoyo a una actividad comercial. Sin embargo, una de las justificaciones más fuertes para llevar a cabo el esfuerzo de invertir el dinero requerido a fin de montar cualquier evento, es que proporciona numerosas oportunidades de comunicación y punto de unión, antes, durante y después de ser llevado a cabo.
Una de sus funciones principales es la de generar el interés de los medios de comunicación hacia algo que no necesariamente tiene naturaleza noticiosa. Las instituciones, en general, y las empresas, en particular, también pueden valerse de un evento para dirigir la atención de determinados públicos hacia sus actividades, funciones o procesos. Actualmente es indudable el aporte que la multiplicidad de medios y plataformas online y offline han hecho a los eventos en términos de aceptación e interés y en términos de divulgación. Por otra parte, las redes sociales han contribuido eficazmente al abaratamiento de los costes para contactar al público objetivo respecto al pasado. De todas formas, actualmente asistimos a lo que podría llamarse una coexistencia sinergética entre medios online y offline.
Los eventos fortalecen una disciplina, la visibilizan, la materializan, la impulsan a la consideración de entidades públicas o privadas y medios de comunicación, que se percatan de sus alcances y beneficios y por ello los apoyan con recursos materiales o simbólicos.
El éxito o fracaso en la organización de eventos
El éxito de un evento depende de una multiplicidad de elementos, una buena parte de ellos son variables controlables; la otra parte, no. La correcta articulación y despliegue de las acciones requeridas harán de un evento un éxito o un fracaso. Cuando el fracaso se debe al mal manejo de las variables controlables o intervinientes, estamos frente a una situación inadmisible para un buen estratega de eventos. Si las razones del mal desempeño, en cambio, se deben a hechos o situaciones externas e imprevisibles, estamos frente a un cuadro de situación en el que no se le puede achacar mala praxis. En ocasiones la línea que divide ambas aguas es un tanto difusa y sujeta a interpretaciones.
Todos aquel que organiza eventos tiene en nuestro deber varios reveses que se pudieron haber evitado, quizás los éxitos hayan superado a los errores y es por ello que siguen en la actividad; no obstante, jamás se debe subestimar o dejar de justipreciar los errores cometidos. Se aprende mucho de los fracasos, si es que uno no es un necio.
Los eventos son actividades muy dinámicas y de compleja implementación, por lo que el margen de previsibilidad es muy estrecho. Normalmente por estas latitudes, no se cuenta con rangos de tiempo y recursos necesarios como para estrechar al máximo el nivel de incertidumbre y eso hace aún más inestable y riesgoso el panorama.
En un evento todo comunica. Las claves para que sea exitoso y eficaz
Para la realización de cualquier evento se necesita de un responsable que lo impulse integralmente. Este especialista llevará a cabo todo el esquema para ejecutar la realización del evento una vez que la dirección de la empresa haya aprobado el concepto. La mayoría de los gerentes de Relaciones Públicas o Eventos Especiales, una vez realizada la investigación, diagnostican la situación y establecen los objetivos, utilizan un sistema de planificación que identifica el día y timing de cada fase.
De acuerdo al tamaño y complejidad del evento, el especialista puede trabajar solo o supervisar a la gente responsable de que todas las acciones se lleven a cabo oportunamente. Un buen coordinador u organizador profesional de eventos debe poder programar actividades que maximicen la repercusión e impacto del acontecimiento, además, debe investigar para obtener información, ya que es un elemento esencial para tomar decisiones y posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.
El organizador de eventos debe ser un buen comunicador, dinámico, planificador y con visión holística
La curva de experiencia es un factor de intervención insustituible. No es posible realizar indicadores de avance de gestión si no hay en el equipo de trabajo alguna persona con la trayectoria necesaria como para colaborar en su definición. Como se puede apreciar, un evento puede fracasar desde su concepción misma en adelante. La clave del éxito es la minuciosidad y nivel de detalle con el que se trabaja. Para organizar un evento se necesita de una personalidad dinámica y orientada a los resultados, pero inteligente emocionalmente. Deberá ser una persona proactiva, consciente de los recursos existentes, apegada y respetuosa de lo planificado. Capaz de liderar un equipo de trabajo bien conformado y equilibrado, con la pericia requerida. Cualquier carencia de estos atributos puede potencialmente provocar una crisis y hacer fracasar al evento. Un organizador debe ser un hábil comunicador y negociador, tanto fuera como dentro de la institución en la que se desempeña o para la que trabaja.
• Nada de lo que pueda salir bien saldrá bien, si no lo gestionamos adecuadamente.
• Todo lo que puede salir mal saldrá mal, si no lo evitamos a tiempo.
Las cualidades de un RRPP están emparentadas con las expresadas precedentemente. Entiendo que los eventos deben concebirse, organizarse y dirigirse como un todo integrado y con una visión holística. Un RRPP posee una visión estratégica de los hechos y debe ser consultado toda vez que un evento ponga en juego la imagen y la reputación de la organización que organiza o participa de un evento.
Un buen RRPP debe poder programar actividades que maximicen la repercusión e impacto de un evento, independientemente de su alcance comercial o institucional.
El Protocolo y la Organización de eventos están ligados a las Relaciones Públicas
De la misma forma en que no podría ejercer acabadamente mi profesión de Relaciones Públicas sin conocimientos profundos en Protocolo y Organización de Eventos, entiendo que no podría ser un buen Organizador Profesional de Eventos (OPE) y Especialista en Ceremonial y Protocolo sin conocer perfectamente los alcances e incompatibilidades de un tratamiento profesional de las Comunicaciones Internas y Externas, de la Identidad e Imagen Institucional, de las principales Estrategias de Comunicación Integradas, de la generación de vínculos con los diferentes públicos, todos ellos saberes propios de las Relaciones Públicas. En definitiva: El trabajo en comunicación y organización de eventos de la actualidad es multidireccional, inter y transdisciplinar.
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