PARÁMETROS CRÍTICOS EN EL DESARROLLO DE UN EVENTO
El éxito de un Evento depende de una multiplicidad de elementos intervinientes, una buena parte de ellos son variables controlables; la otra parte, no. La correcta articulación y despliegue de las acciones requeridas harán de un Evento un éxito o un fracaso. Cuando el fracaso se debe al mal manejo de las variables controlables o intervinientes, estamos frente a una situación inadmisible para un buen estratega de Eventos. Si las razones del mal desempeño, en cambio, se deben a hechos o situaciones externas e imprevisibles, estamos frente a un cuadro de situación en el que no se le puede achacar mala praxis. En ocasiones la línea que divide ambas aguas es un tanto difusa y sujeta a interpretaciones.
Todos aquel que organiza eventos tiene en nuestro debe varios reveses que se pudieron haber evitado, quizás los éxitos hayan superado a los errores y es por ello que siguen en la actividad; no obstante, jamás se debe subestimar o dejar de justipreciar los errores cometidos. Se aprende mucho de los fracasos, si es que uno no es un necio. Los Eventos son actividades muy dinámicas y de compleja implementación, por lo que el margen de previsibilidad es muy estrecho. Normalmente por estas latitudes, no se cuenta con rangos de tiempo y recursos necesarios como para estrechar al máximo el nivel de incertidumbre y eso hace aún más inestable y riesgoso el panorama.
Cuál es el perfil del Organizador.
Para la realización de cualquier evento se necesita de un responsable que lo impulse integralmente.
Este especialista llevará a cabo todo el esquema para ejecutar la realización del evento una vez que la dirección de la empresa haya aprobado el concepto.
La mayoría de los gerentes de Relaciones Públicas o Eventos Especiales, una vez realizada la investigación, diagnostico de situación y establecido los objetivos, utilizan un sistema de planificación que identifica el día de terminación de cada paso del plan.
De acuerdo al tamaño y complejidad del evento, el especialista puede trabajar sólo o supervisar a la gente responsable de que todas las acciones se lleven a cabo oportunamente.
Un buen Coordinador u Organizador Profesional de Eventos debe poder programar actividades que maximicen la repercusión e impacto del acontecimiento, además, debe investigar para obtener información. La información es el elemento esencial para tomar decisiones y posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.
Qué puede salir mal.
Cuáles son las cosas que pueden salir mal en un evento, pues casi todas. Todas y cada una de las acciones o decisiones que se toman en el devenir de un Evento pueden ser motivo de conflicto.
Independientemente del tipo de Evento del que se trate, hay una cantidad de factores que pueden resultar contraproducentes o entrópicos en la prosecución de un Evento. Factores intrínsecos y/o extrínsecos.
Veamos algunos de los más significativos.
Intrínsecos:
• Inconvenientes a la hora de integrar el presupuesto pautado para la realización del Evento.
• Falta de participación o coordinación de los distintos estamentos involucrados en el Evento.
• Deficiencias en la recolección de información previa a la toma de decisiones.
• Malas interpretaciones de los datos obtenidos en la investigación.
• Planteo de metas que no se ajustan a las reales potencialidades del Evento.
• Conformación de un equipo de trabajo desbalanceado o incompleto.
• Indebida selección de herramientas tácticas para la implementación del proyecto.
• Errores en la ejecución de las acciones previstas.
• Falta de controles eficientes para detectar desvíos o inconsistencias del plan de trabajo.
• Evaluaciones parciales o incompletas.
Extrínsecos:
• Deterioro de la situación general del contexto en el que se desarrolla el negocio, atribuible a decisiones políticas o gubernamentales.
• Cambio de las condiciones de contratación de servicios que por lo general llevan a planteamientos judiciales.
• Reconversiones o redefiniciones del contexto competitivo a partir de fusiones, ingreso de nuevos actores al mercado.
• Cambio de reglas o marcos legales o administrativos vigentes al momento de la planificación del Evento.
• Hechos conmocionantes o críticos de orden social o político.
• Degradación del clima de negocios o declinación del índice de expectativas de un grupo de personas en particular al que va orientado el Evento o de la sociedad en general.
• Pérdida del poder adquisitivo del target al que apuntamos.
Alarmas tempranas:
Un verdadero líder de equipo debe estar muy atento a las alertas tempranas que necesariamente se producen y anticipan la tempestad.
De todas las cosas que pueden salir mal, la más crítica es la cuestión económica. Las pérdidas no deseadas en las empresas son por lo general intolerables. La otra cuestión clave a tener en cuenta, amén de lo económico financiero, es el saldo reputacional que todo Evento deja luego de su realización. La imagen de una empresa es uno de sus patrimonios más valiosos, que un Evento no deje utilidades es algo perfectamente posible y previsible, puede perfectamente, que el interés de la institución está puesto más en sus activos simbólicos que monetarios. Es por ello que un Evento que la afecte negativamente hace más daño que cualquier pérdida económica.
Flujo de fondos:
Una herramienta de vital importancia para chequear en tiempo real el devenir de un Evento es el de observar el correcto desempeño de los ingresos y egresos previstos a un Evento.
Cualquier imprevisto en este sentido tiene que tener el remedio indicado. Si hay un retraso en ingresos proveniente de inscripciones tempranas a un Congreso, por caso, o el aporte proporcional de un patrocinante, se deberá contar con la inyección de capital propio o de terceros necesaria para equilibrar el desfasaje. Lo peor que puede pasar con un Evento es que no se realice. No hay peor descrédito reputacional para una marca o institución que cancelar sus eventos por falta de financiamiento o repercusión.
Índices insatisfactorios:
Cada Evento exige que se expliciten una serie de indicadores que permitan medir el real impacto del Evento en cada etapa de la planificación y ejecución. Hay un punto de inflexión que debe estipularse en virtud del cual es necesario replantearse el Evento. Pasado ese punto, el margen de maniobras se reduce abruptamente al punto de ya no tener punto de retorno.
Las Cualidades del Organizador:
La curva de experiencia es un factor de intervención insustituible. No es posible realizar indicadores de avance de gestión si no hay en el equipo de trabajo alguna persona con la trayectoria necesaria como para colaborar en su definición.
Como se puede apreciar, un Evento puede fracasar desde su concepción misma en adelante. La clave del éxito es la minuciosidad y nivel de detalle con el que se trabaja. Para organizar un Evento se necesita de una personalidad dinámica y orientada a los resultados, pero inteligente emocionalmente. Deberá ser una persona proactiva, consciente de los recursos existentes, apegada y respetuosa de lo planificado. Capaz de liderar un equipo de trabajo bien conformado y equilibrado, con el expertise requerido. Cualquier carencia de estos atributos puede potencialmente provocar una crisis y hacer fracasar el Evento. Un Organizador debe ser un hábil comunicador y negociador, tanto fuera como dentro de la institución en la que se desempeña o para la que trabaja.
Nada de lo que pueda salir bien saldrá bien, si no lo gestionamos adecuadamente.
Todo lo que pueda salir mal saldrá mal, si no lo evitamos a tiempo.
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